UvA-panel

Studenten Services en Bureau Communicatie willen graag weten hoe studenten de communicatie van de Universiteit van Amsterdam over ‘Studeren met een functiebeperking’ ervaren.

Om dit te onderzoeken zijn twee focusgroepen gehouden met in totaal acht studenten*. Om de focusgroep voor alle deelnemers toegankelijk te maken, konden studenten zich opgeven voor een online of een fysieke focusgroep. De studenten deelden waardevolle suggesties, hieronder gesorteerd per onderwerp:

Terminologie

• Omdat er zoveel verschillende vormen van beperkingen zijn, is het lastig om met één overkoepelende term te werken:
  • Studenten met klachten als ADHD, autisme, dyslexie etc. voelen zich meer aangesproken door een kop als: ‘Studeren met  een chronische (mentale) ziekte of neurodivergentie’.
  • Voeg hierbij een duidelijke uitleg toe van wat er onder neurodivergentie valt.
  • Hou hier rekening mee in de communicatie en overweeg om een splitsing te maken en deze kop toe te voegen naast de huidige ‘Studeren met een functiebeperking’.   
• De algemene deler van alle studenten is dat ze ‘ondersteuning/support’ zoeken tijdens hun studie. Je zou het ook op die manier kunnen insteken op de website: ‘Support for those with chronic (mental) illness and/or neurodivergence’

Tone of voice

• Qua tone of voice hebben studenten voorkeur voor een actieve toon vanuit de UvA waarbij er ruimte mag zijn voor studenten met welke vorm van beperking dan ook (fysiek én mentaal) en een focus op welke support er bestaat.

Beeldmateriaal

• Beeldmateriaal is bij voorkeur algemeen omdat studenten met neurodivergentie zich niet zien als anders of bijzonder.
• Wel geven studenten aan dat het goed zou zijn om in het algemene beeldmateriaal over de gehele UvA website divers beeldmateriaal te gebruiken.

Contact

• Studenten zouden het liefst één keer bij de start van hun studie aan willen geven dat ze een beperking hebben en dan gericht informatie die voor hun van toepassing is ontvangen.
• Wat betreft contact is er behoefte een centrale plek waar studenten zowel fysiek (REC of UB) als online terecht kunnen op toegankelijke tijden en zonder lange wachttijden.
• Daarnaast is er behoefte aan benaderbare, empathische contactpersonen waarbij iedere vraag er mag zijn.

Vervolgstappen StS en BC

De uitkomsten van dit onderzoek zullen StS en BC in het communicatie-verbetertraject gebruiken dat vanuit het project Studeren met een functiebeperking (SMF) is opgestart. Daarnaast is het doel om per 1 augustus 2026 één digitaal loket te organiseren voor studenten.

* Van de acht studenten die deelnamen aan de focusgroep was er slechts één student met een fysieke beperking. Hierdoor hebben de uitkomsten van dit onderzoek met name betrekking op studenten met niet fysieke beperkingen / neurodivergentie.

De Faculteit der Natuurkunde, Wiskunde en Informatica (FNWI) was benieuwd naar de meningen van studenten omtrent een nieuwe tool in ontwikkeling: ‘Scriptie Workflow’. Deze tool wordt gebouwd voor de gehele UvA.

Er hebben vijf studenten meegedaan aan de user tests. Deze zijn uitgevoerd door het ontwikkelteam van de FNWI zelf. Het UvA-panel deed de werving van deelnemers.

Uit de user tests kwamen positieve punten, zoals de aanwezigheid van een voortgangsbalk, herinneringse-mails en het overzicht van de deadlines. Daarnaast benoemden de studenten een aantal verbeterpunten.

Algemeen

• Goedgekeurde onderdelen mogen ingeklapt, maar klikbaar als je ze wilt inzien
• Functienamen moeten direct duidelijk zijn
• Woord 'Deadlines' past niet bij alle opleidingen (verander naar 'Streefdatum')

E-mails

• Tekst bij aanpassingen iets te empathisch voor een kleine aanpassing
• Duidelijkere teksten op knoppen
• Geen e-mails als geen directe actie nodig is
• Zet in e-mails bij hoeveelheid dagen er 'ongeveer' of 'gemiddeld' voor
• Niet te veel emoji
• E-mail toevoegen als begeleider te laat is

Onderwerp/voorstel

• Ontvangen feedback hoger op de pagina
• Knop ‘ga verder’ i.c.m. knop ‘inleveren’ is soms verwarrend
• Samenvatting vooraf zien en dat inleveren
• Extra tekstveld bij begeleider voor bijv. beoordeling

Eindversie

• Tekst 'geen wijzigingen' in pop-up vet maken (meer nadruk)
• Documenten in controleer pop-up aanklikbaar maken

Eindcijfer

• Tekst over 'geslaagd zijn' klopt niet altijd

Deze resultaten en verbeterpunten zal het ontwikkelteam meenemen in het verder verbeteren van de nieuwe tool. Daarnaast zullen het ontwikkelteam van de FNWI en het UvA-panel samen een co-creatiesessie organiseren waarin de ‘flow’ verder wordt uitgewerkt en dieper wordt ingezoomd op behoeften en ervaringen in specifieke stappen van het proces.

In opdracht van Student Services (StS) onderzocht het UvA-panel hoe toekomstige studenten de overgang naar de universiteit ervaren. De soft landing periode (eerste 100 dagen na inschrijving) is voor veel aankomend studenten de eerste échte kennismaking met de UvA en is daarmee een belangrijk visitekaartje: voelen studenten zich hier welkom en ondersteund in hun transitie naar de universiteit?

Voor dit onderzoek zijn tijdens de soft landing periode vier vragenlijsten afgenomen, die in november 2025 nog worden gevolgd door een co-creatie sessie. De eerste drie vragenlijsten zijn afgenomen in aanloop naar het studiejaar, tussen juni en september. De focus lag hier vooral op voorbereiding en informatievoorziening. De vierde en laatste vragenlijst focuste zich op het eind van de soft landing periode, namelijk de start van het studiejaar en daarmee academische- en sociale integratie.

Aan de vierde vragenlijst namen 284 studenten deel, waarvan 36% Nederlands, 39% internationals van binnen de EU en 25% internationals van buiten de EU.

Uit de resultaten blijkt:

• 78% van de studenten voelt zich sinds de start van hun studie goed begeleid door de UvA op het thema ‘Roosters en inschrijven voor vakken’. Ook ervaart 74% goede begeleiding bij de verwachtingen over de inhoud van de studie. In vorige metingen gaven studenten juist aan dat ze hier een gebrek ervaarden.
• Canvas is het voorkeurskanaal voor informatie (81%), gevolgd door de website (65%) en de MyUvA app (35%).
• De volledigheid van de informatievoorziening sinds de start van het studiejaar wordt beter beoordeeld (7,36) dan vóór de start van het studiejaar (7,01). Ook de duidelijkheid van de informatievoorziening wordt sinds de start van het studiejaar beter beoordeeld (7,43) dan vóór de start (7,00).
• Een meerderheid van de respondenten (63%) is tevreden over de mate van contact met medestudenten. Iets minder dan de helft (44%) vindt dat de UvA hen daarbij voldoende heeft ondersteund. 29% is hier neutraal over.
• 43% van de studenten is lid geworden bij een vereniging. Zij zijn voornamelijk via medestudenten en/of vrienden (45%), via de studie introductie (42%) of Intreeweek (26%) bij hun vereniging terecht gekomen.
• De 57% die géén lid is geworden geeft hier verscheidene redenen voor, zoals focus op de studie (42%), eerst landen (34%), nog geen geschikte vereniging gevonden (27%), etc.
• 84% van de studenten heeft een helder beeld van wat studeren aan de universiteit inhoudt.
• De UvA krijgt een 6,8 van studenten voor de voorbereiding op de studietijd en een 7,9 voor hoe welkom studenten zich voelen.

De resultaten van alle vier de vragenlijsten worden meegenomen in een afsluitende co-creatie sessie, waarin we samen met StS en BC dieper ingaan op de behoeften van studenten in het gehele soft landing proces: hoe kunnen we beter inspelen op ervaren knelpunten en waar kan informatie, verwachtingsmanagement en ondersteuning verder worden toegespitst om de overgang naar de universiteit zo prettig mogelijk te maken?

In opdracht van Student Services (StS) onderzocht UvA-panel hoe toekomstige studenten de overgang naar de universiteit ervaren. De soft landing-periode (eerste 100 dagen na inschrijving) is voor veel aankomend studenten de eerste échte kennismaking met de UvA en is daarmee een belangrijk visitekaartje: voelen studenten zich hier welkom en ondersteund in hun transitie naar de universiteit?

Voor dit onderzoek worden tijdens de soft landing vier enquêtes afgenomen, gevolgd door een focusgroep. Tot nu toe zijn er drie enquêtes uitgevoerd, waaraan bijna 2000 studenten deelnamen.

De resultaten van de verschillende enquêtes komen grotendeels overeen. Toch zijn er een aantal verschillen aan te wijzen:

• Tevredenheid over contact: in augustus is de tevredenheid met de frequentie van contact met de UvA licht toegenomen ten opzichte van juni.
• Informatie-zoekgedrag: Studenten zoeken in augustus actiever informatie via verschillende kanalen (voorlichtingsevenementen, sociale media, Servicedesk).
• De informatie rondom immigratie wordt in augustus vaker beoordeeld als duidelijk.
• Stellingen over het gevoel voorbereid te zijn op het nieuwe studiejaar, variëren licht over de verschillende meetmomenten. Echter zijn de verschillen klein.
• Er is een verschuiving in de meest belangrijke info rondom start studiejaar: van brede spreiding over de vijf thema’s (rooster en vakken, studiebenodigdheden, toelating, huisvesting en anderen ontmoeten) in juni naar een specifiekere focus op rooster en vakken, studiebenodigdheden, en anderen ontmoeten in augustus en september.
• Missende informatie: in augustus geven meer studenten aan nog info te missen, echter noemen zij hierbij minder uiteenlopende onderwerpen dan in juni. In september ligt zowel het percentage studenten dat iets mist als het aantal onderwerpen waarover men info mist een stuk lager.

Over het algemeen zijn aankomend studenten redelijk positief over de informatievoorziening in aanloop naar het nieuwe studiejaar. Wel zijn er verbeterpunten op gebied van overzichtelijkheid, verwachtingsmanagement en eenduidigheid.

Aanbevelingen UvA-panel voor het soft landing proces:

• Geef studenten duidelijk inzicht in hun voortgang: wat moeten ze nog doen en hoe ver zijn ze in het proces?
• Zorg voor continu overzicht van actuele en komende stappen.
• Verbeter consistentie / eenduidigheid in communicatie en informatiebronnen.

Met deze resultaten gaan Student Services en Bureau Communicatie aan de slag om het soft landing proces te verbeteren en om de laatste enquête (gericht op start studiejaar tot eind eerste blok) en de afrondende focusgroep (co-creatie met studenten) voor te bereiden.

Dit onderzoek is uitgevoerd door Projectteam Master Admissions in SIS (MAIS). De deelnemers zijn geworven via het UvA-panel.

Doel van de bijeenkomst

Per 1 oktober 2025 zullen alle masteraanmeldingen van de FdR, FGw en FMG – met uitzondering van het ILO – via het aanmeldsysteem SIS verlopen. De overige faculteiten (FEB, FNWI, FGk en AUC) volgen per 1 oktober 2026. Vanaf dat moment zullen alle bachelor- en masteraanmeldingen via SIS worden afgehandeld.

Omdat studenten een belangrijke gebruikersgroep vormen, is ervoor gekozen om het systeem voor te leggen aan een selecte groep studenten. Het doel was om feedback op te halen over de gebruiksvriendelijkheid van het systeem en inzicht te krijgen in wat goed werkt en wat verbeterd kan worden.

Onderzoeksopzet en doelgroep

In twee sessies van elk twee uur hebben vijf studenten het nieuwe aanmeldsysteem getest. Zij voerden testaanmeldingen uit in het nieuwe systeem. Tijdens deze sessies keek het kernteam mee met het proces. Na afloop zijn de ervaringen gezamenlijk geëvalueerd en besproken. Daarnaast zijn ook de concepte-mails die studenten ontvangen tijdens het aanmeldproces aan het panel voorgelegd.

Opgehaalde inzichten

• Positieve bevindingen van studenten:
• Het systeem oogt netjes en professioneel;
• Het is duidelijk wat er van de student verwacht wordt;
• De mogelijkheid om de status van de aanmelding te volgen via een track-and-trace-functie wordt als prettig ervaren.

Verbeterpunten:

• De huidige track-and-trace-functionaliteit was niet helder genoeg. Het panel heeft meegedacht over een verbeterd ontwerp;
• De toon van de e-mails werd als te informeel ervaren; studenten gaven de voorkeur aan een meer zakelijke benadering.

Vervolgstappen

De opgehaalde feedback wordt verwerkt in de verdere ontwikkeling van het systeem. Daarnaast wordt overwogen om het UvA-panel opnieuw te betrekken, specifiek voor het toetsen van de aangepaste e-mails.