Het uitvoeren van een aanbesteding draagt bij aan een eerlijk, efficiënt, kwalitatief en transparant inkoopproces. Een aanbesteding dwingt een organisatie om op voorhand goed na te denken over de uitvraag. Dit is een tijdrovend proces, maar komt de kwaliteit van de dienstverlening uiteindelijk ten goede. Projectmanager Juliette Koolhoven staat aan het hoofd van het projectteam wat zich bezighoudt met de Europese aanbesteding om de beste leverancier met de beste prijs – en kwaliteitsverhouding te vinden. We hebben Juliette wat vragen gesteld over het aanbestedingsproces en waar we nu staan. 

 Wat merk je hiervan? 

“Ongeacht welke partij de aanbesteding wint, zullen er veranderingen plaatsvinden. De meest opvallende verandering is de halvering van het aantal printers dat de UvA in gebruik heeft. Printen wordt steeds minder relevant vanwege de digitalisering, daardoor neemt het gebruik van printers aanzienlijk af. Het behouden van printers die nauwelijks worden gebruikt is economisch en duurzaam niet verantwoord. In de afgelopen periode heeft de UvA, in overleg met vertegenwoordigers van de organisatie, een inventarisatie gemaakt van de
printers die komen te vervallen.” 

Hoe ziet het aanbestedingsproces eruit en
waar staan we nu?  

“Plat gezegd bestaat het aanbestedingsproces uit diverse fasen. In de voorbereidingsfase stel je alle vereiste
documenten op om de opdracht uit te kunnen zetten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de minimale eisen en de criteria waarop de offertes beoordeeld en gegund worden. Deze documenten moeten zo scherp mogelijk verwoord zijn, want ze vormen de basis voor een succesvolle dienstverlening. Dit hebben we gedaan met vertegenwoordigers vanuit het onderwijs en de diensten, aangevuld met technische experts. Door de combinatie van print-, post-, repro- en logistieke diensten is het proces extra complex. Onze opdracht is op 29 september jl. gepubliceerd, zodat leveranciers hierop een offerte kunnen uitbrengen.” 

Wat is de volgende stap?  

“Alle potentiële leveranciers krijgen de tijd om vragen te stellen, dat noemen we de ‘Nota van Inlichtingen’. Als de leveranciers hun vragen hebben gesteld, gaan wij deze beantwoorden. Vervolgens kunnen de leveranciers hun offertes indienen. In deze offertes beschrijft een leverancier op welke manier er invulling gegeven zal worden aan onze eisen en wensen en wat dat gaat kosten. Deze offertes worden vervolgens beoordeeld op basis van de eerder beschreven criteria. Na dit beoordelingstraject volgt er een voorlopige gunning, die uiteindelijk omgezet wordt in een definitieve gunning. Zodra we deze mijlpaal bereikt hebben, informeren we jou hier uiteraard over.”