Voor de beste ervaring schakelt u JavaScript in en gebruikt u een moderne browser!

Microsoft Teams gebruiken als student

Om met je medestudenten te studeren, is het handig om samen aan een document te kunnen werken, je scherm te kunnen delen en met elkaar te kunnen videobellen. Dit kun je doen via Microsoft Teams. Iedere student heeft de beschikking over een licentie voor Microsoft Teams. Op deze pagina leggen we in vier delen (met handleidingen) uit hoe je MS Teams kunt installeren en hoe je het kunt gebruiken.

  • Deel 1: Microsoft Office 365 & Teams installeren

    Office 365 installeren

    Om gebruik te kunnen maken van Microsoft Teams is het belangrijk eerst Office 365 ProPlus te downloaden. De UvA biedt dit pakket gratis aan. In het Office 365 pakket zit verschillende software die je kunt gebruiken voor je opdrachten, zoals Word, Excel en PowerPoint.

    Volg deze stappen om Office 365 te installeren.

    Microsoft Teams installeren

    Wanneer je Office 365 hebt gedownload kun je Teams installeren.

     

  • Deel 2: Lid worden van een Team

    Nu je Teams hebt geïnstalleerd kun je het gebruiken om te werken aan je (gezamenlijke) opdrachten, presentaties en groepsprojecten. Teams biedt hiervoor verschillende hulpmiddelen.

    Teams beginscherm

    Het "Teams" icoon aan de linkerkant van het scherm laat je de mogelijkheden zien om je bij bestaande teams aan te sluiten. Sommige Teams zijn besloten en enkel toegankelijk met een code, andere zijn openbaar en vrij toegankelijk, zoals het "Just Diversity" team in de afbeelding. Deelnemen aan dit Team doe je door simpelweg op Deelnemen aan Team te klikken.

    Het is helaas voor studenten niet mogelijk om een nieuw team aan te maken met bijvoorbeeld je projectgroep. De chatfunctie kan hier uitkomst bieden. In deel 3 wordt dit uitgelegd.

  • Deel 3: Chatfunctie gebruiken voor je projecten

    Je kunt in Microsoft Teams chats aanmaken en daar verschillende leden aan toe te voegen. Zo zou je bijvoorbeeld een groepsgesprek kunnen starten voor je projectteam, je klas en individuele medestudenten.

    De chatfunctie in Teams heeft meer opties dan bijvoorbeeld een groepsgesprek in WhatsApp en is geoptimaliseerd om samen te kunnen werken met studiegenoten en werk te kunnen uitwisselen. Het houdt al je werk overzichtelijk bij elkaar, waardoor het niet meer nodig is externe communicatie apps of projectmanagement apps te gebruiken. Je werk is opgeslagen in “de cloud” en zal hierdoor automatische back-ups hebben.

    Nieuwe chat aanmaken

    Om een nieuwe chat aan te maken ga je eerst naar “Chat” aan de linkerzijde van het beeldscherm. Klik vervolgens op “Nieuwe chat”. Je krijgt dan de optie om mensen op te zoeken om toe te voegen aan de chat. Zoek degenen die je wilt toevoegen aan de chat op hun e-mailadres of hun naam. Wanneer je ze gevonden hebt, kun je ze aanklikken en worden ze toegevoegd aan de chat. De nieuwe chat wordt automatisch toegevoegd aan het chatoverzicht links in het scherm.

    Wanneer je een chat hebt aangemaakt kun je eventueel een nieuwe chat aanmaken door op het wijzigen-icoontje te klikken, rechtsboven bij het chatoverzicht.

    Je kan de groepsnaam van een chat elk moment wijzigen, naar bijvoorbeeld de naam van je project of je klas, door op het potlood-icoontje te klikken naast de namen van de personen in het groepsgesprek. Hierdoor wordt in één oogopslag duidelijk waarvoor deze chat bedoeld is.

    Communicatieopties via de chat

    Met de chatfunctie heb je verschillende opties om te communiceren met je groepsgenoten.

    Chat

    De meest voor de hand liggende optie is de chat, waarmee je door middel van tekstberichten kan praten met je groepsgenoten. Dit doe je door een bericht te typen in het typveld onderin beeld. Je kunt de tekst opmaken en emoji’s, gifs, stickers en zelfs streams toevoegen. De berichten blijven bewaard, en zijn daardoor gemakkelijk terug te lezen voor je projectgroep.

    Videobellen

    Bovenin beeld van het chatscherm zie je verschillende opties staan. Door te klikken op de videocamera kan je videobellen met de mensen binnen je chatgroep. Aan het icoontje naast de namen van je groepspersonen kun je zien of zij online zijn of niet.

    Bellen

    Zo kan je bellen met je chatgenoten. Je gebruikt in dat geval alleen je microfoon en geen beeld van je webcam of camera.

    Scherm delen

    Hiermee is het mogelijk je scherm te delen met iedereen in deze chat. Je medestudenten kunnen dan bijvoorbeeld live meekijken terwijl je bezig bent met het aanpassen van een presentatie of verslag.

    Personen toevoegen aan de chat

    Het is mogelijk om personen later toe te voegen, wanneer de chat al is aangemaakt. Om dit te doen klik je op het icoontje met twee personen en een ‘+’ teken ernaast. Je hebt hierbij de mogelijkheid om te selecteren of deze persoon de chatgeschiedenis mag bekijken, tot hoe lang geleden diegene dat mag bekijken of dat diegene helemaal geen chatgeschiedenis mag zien. Er verschijnt dan een notificatie met informatie over of de nieuw toegevoegde persoon de chatgeschiedenis wel of niet kan zien.

    Je vindt personen op dezelfde manier als bij het aanmaken van de chat, door hun naam of e-mailadres in te voeren. Klik vervolgens op “Toevoegen” om ze aan de chat toe te voegen.

    Bestanden uploaden, bekijken en bewerken

    Onderin beeld staat een optie om bestanden te uploaden naar de chat. Je hebt hierbij de optie om bestanden te selecteren vanuit OneDrive of te uploaden vanaf je computer.

    Een overzicht van de bestanden is te vinden door op “Nog …” te klikken bovenin beeld, en vervolgens op "Bestanden".

    Je kunt de bestanden hier downloaden of bewerken.  Afhankelijk van welke bestandstype het is en welke office-apps je hebt geïnstalleerd kun je ze direct vanuit Teams bewerken of de app hiervoor openen.

    Samenwerken in bestanden/snelkoppelingen naar programma’s

    Tijdens projecten komt het wel voor dat er in één hoofdbestand samengewerkt moet worden, of dat jullie een bepaald programma vaak moeten gebruiken. Je kunt een tabblad aanmaken zodat je ze snel kan vinden.

    Klik hiervoor op de “+” bovenaan de chat. Vervolgens krijg je de mogelijkheid om tabbladen toe te voegen, zoals programma’s en bestanden.

    Om deze te kunnen bereiken nadat je ze hebt toegevoegd, klik je op “Samenwerking” dat nu onder het tabblad bestanden staat.

    Vergadering inplannen met leden chatgroep

    Het is mogelijk om een vergadering in te plannen met je chatgroep. Dit zorgt ervoor dat elk lid van de chatroom een uitnodiging krijgt in hun digitale agenda en zij ook een reminder krijgen zodra de vergadering van start gaat. Zo is het meteen duidelijk voor alle leden van het projectteam wanneer jullie met elkaar gaan overleggen. Om een vergadering in te plannen klik je op het icoontje van de kalender, onderin beeld van de chat.

    Daarna kun je de details van de vergadering invullen. Zo kan je een titel instellen, welke leden van het groepsgesprek uitgenodigd moeten worden, de datum en tijd en of het een vergadering is die vaker voorkomt. Met kanalen kan je een specifieke groep binnen een team uitnodigen voor de vergadering. Ook is het mogelijk een locatie voor de vergadering toe te voegen.

    Bij de beschrijving kun je uitleg geven over waar de vergadering over zal gaan. Je kan hier bijvoorbeeld agendapunten noteren.

    Als de vergadering is ingepland is deze terug te vinden in de agenda.

  • Deel 4: Agenda

    In de agenda kun je al je afspraken gemaakt met Microsoft Teams terugvinden, en nieuwe vergaderingen inplannen. Ook de vergaderingen die gepland zijn vanuit de chatfunctie staan hier.

    Nieuwe vergadering inplannen

    Om een nieuwe vergadering in te plannen, klik je op de knop “Nieuwe vergadering”. Het aanmaken van een nieuwe vergadering gaat hetzelfde als vanuit de chatfunctie. 

    Deelnemen aan een vergadering

    Wanneer je op de vergadering in de agenda klikt, krijg je meer details te zien. Vanuit hier kun je deelnemen aan de vergadering door op de knop “deelnemen” te klikken.

    Je kunt ook deelnemen aan de vergadering door op de link te klikken die onderaan de pagina staat. Deze heb je ook ter bevestiging binnen gekregen in je mail toen je werd uitgenodigd voor deze vergadering.

    Notuleren tijdens een vergadering

    Gedurende de vergadering is het mogelijk om te notuleren door te klikken op Notulen of Whiteboard. Beide opties geven je de mogelijkheid aantekeningen te maken, zodat je na de vergadering nog rustig kan teruglezen wat er is besproken. De rest van de deelnemers van de vergadering kunnen deze ook teruglezen.