Voor de beste ervaring schakelt u JavaScript in en gebruikt u een moderne browser!
Je gebruikt een niet-ondersteunde browser. Deze site kan er anders uitzien dan je verwacht.

Evenementencoördinatie (facilitair)

Wanneer je evenementen, borrels of andere activiteiten wil organiseren binnen UvA-gebouwen, kun je facilitair advies en coördinatie aanvragen. Ook gelieerde partijen van de UvA kunnen facilitaire evenementencoördinatie aanvragen.

Corona: Congressen, evenementen en promoties

Let op: actuele informatie over het organiseren van een evenement op een UvA-locatie vind je in de FAQ’s Corona: Congressen, evenementen en promoties, zie Kan ik de komende tijd een evenement op een UvA-locatie organiseren?

  • Aanvragen

    Budgethouders en  facilitair contactpersonen kunnen aanvragen voor evenementencoördinatie (facilitair) indienen via het formulier:

    Aanvragen facilitaire ondersteuning bij evenement/activiteit (nieuw venster)

    Regels bij aanvragen, wijzigen of annuleren

    • Indienen van een aanvraag: minimaal 10 werkdagen vóór aanvang van het evenement.
    • Bevestigen van de aanvraag via de servicedesk: 1 werkdag.
    • Aanleveren van meubilair, materialen en diensten (intern zoals gebouwbeheer en extern zoals beveiliging): 10 werkdagen vóór aanvang evenement.
    • Wijzigen of annuleren: t/m 5 werkdagen vóór het evenement: kosteloos.
    • Wijzigen of annuleren: vanaf 4 tot 1 werkdag vóór het evenement worden alle kosten doorberekend.
    • De eindverantwoordelijkheid van de bedrijfshulpverlening ligt bij de aanvrager van het evenement.
  • Services
    • adviseren en coördineren van facilitaire dienstverlening rondom een evenement
    • verkrijgen van toestemming bij de hoofdgebruiker van het pand waar het evenement zal plaatsvinden
    • adviseren over zaken met betrekking tot Bedrijfshulpverlening (BHV). De verantwoordelijkheid van het hebben van een BHV-organisatie ligt bij de aanvrager van het betreffende evenement
    • toestemming vragen voor bijvoorbeeld filmen, fotograferen of promotionele activiteiten

    Extra services

    • Aanwezigheid van medewerker evenementen coördinatie, bedrijfshulpverlener, gebouwbeheerder en/of portier/beveiliger tijdens het evenement.
    • AV-ondersteuning en/of extra apparatuur.
    • Extra openstelling van de locatie buiten reguliere openingstijden voor een evenement.
    • Inhuren, plaatsen en verwijderen van materiaal/meubilair.
    • Schoonmaak voor, tussentijds en na een evenement.
    • De Brug is een openbare ruimte op Roeterseiland. Deze ruimte is onder bepaalde voorwaarden te gebruiken voor evenementen. Om de Brug te reserveren stuur je een mail naar evenementen-fs@uva.nl of geef in het formulier 'Aanvragen facilitaire ondersteuning bij evenement/activiteit' aan dat de ruimte nog niet is gereserveerd. 

    Bij een aanvraag voor extra services ontvang je een offerte ter akkoord.

Evenement organiseren, advies of ondersteuning nodig? 

Wil je een evenement organiseren, of heb je advies nodig bij de organisatie? Neem contact op met Evenementencoordinatie (facilitair) via e-mail: evenementen-fs@uva.nl. 

Contact Servicedesk Facility Services (FS)

T: 020 525 1403
E: servicedesk-fs@uva.nl

Formulieren voor facilitaire diensten

Een aanvraag doen of storing melden? De status van je melding(en) bekijken? Ga naar www.uva.nl/fs-meldingen (nieuw venster).